Op basis van literatuuronderzoek en interviews met executives en managers, werkzaam bij grote Nederlandse bedrijven (o.a. in Retail, Banking, FMCG), gaf Andrea (UvA) tijdens haar Tribe Talk antwoord op de volgende vragen:

• Wat zijn de essentiële kenmerken van een digitale cultuur?
• Wat kun jij als leider doen om deze cultuur te bevorderen in jouw organisatie?

Het onderzoek toonde aan dat er zeven dimensies zijn die bij digitaal succesvolle organisaties terugkomen in de organisatiecultuur, ook wel de ‘digitale cultuur’. Deze dimensies zie je terug in onderstaand model.

Hoe leiderschap deze dimensies kan activeren hoor je in de Tribe Talk. Kijk deze hieronder terug.

Uiteindelijk bestaat het bestaansrecht van jouw organisatie maar uit één ding: waardecreatie voor de klant. Maar welke interne structuur gebruik je om dit te optimaliseren? Value Stream mapping helpt je de waardestromen in jouw organisatie te ontdekken.

Ten eerste vanuit het klantperspectief, namelijk door snelle levering van waardevolle producten. Ten tweede met focus op de interne processen – snellere levering door minimale wachttijden. We leggen je het onderliggende gedachtengoed uit, staan stil bij belangrijke randvoorwaarden en bespreken hoe je met deze inzichten de omslag kunt maken naar organisatie rondom waarde.

Onze tips voor het optimaliseren van waardecreatie:

1. Begin je zoektocht naar waarde bij de behoefte van de klant. Op die manier leg je direct focus op hetgeen de primaire waarde gaat opleveren; het product of de oplossing. Omzet is een gevolg daarvan.
2. Bouw en betrek het volledige ecosysteem – inclusief de klant – bij de zoektocht naar waarde. Alleen dan bundel je expertises en vind je de balans tussen ‘Desireability’, ‘Viability’ en ‘Feaseability’.
3. Organiseer je organisatie niet haaks op de klantvraag, maar in het verlengde daarvan. De klant zit niet te wachten op een nieuw HR systeem of een betere Marketing Campagne. De klant ziet waarde in het geïntegreerde product van deze verschillende expertises.
4. Wees bewust van en werk aan de belangrijkste randvoorwaarden om de organisatie rondom waarde te versoepelen: Lean Budgetting, Integrale doelstellingen (OKRs) en bonussen, Business & IT als partners (één organisatie).
5. Begin je Value Stream Mapping bij de klantreis (waarde) en versnel daarna de processen in je eigen organisatie op basis van de reis van de oplossing (snelheid).

Voorbereiding PI Event

Mogelijk leeft de vraag bij jou hoe online PI dagen er nu echt uit zien. Belangrijkere vraag is, hoe bereid je zo’n online evenement met veel deelnemers nu voor? Uiteraard heeft ieder bedrijf zijn eigen flow to value, het stukje voorbereiding om ‘ready’ features te creëren die kunnen worden gepland in een PI. Er is namelijk veel afstemming nodig om de input voor de PI dagen duidelijk te krijgen. 

Organiseer refinement-sessies

Refinement-sessies in de weken voor de PI Planning (IP Sprint) zijn vaak nodig om de juiste afstemming te realiseren en al een eerste break-down te maken op story level. Dit wil je vooraf georganiseerd hebben, niet anders dan bij normale PI dagen maar wel nóg belangrijker. Ook het program board met alle afhankelijkheden kan al vooraf door de teams laten invullen. Zo houd je tijdens de dagen echt focus op de planning. 

Communicatie is key

Wat betreft de organisatie van de dag zelf is communicatie het sleutelwoord. Alles valt of staat bij goed en duidelijk communiceren. Iedereen moet namelijk nog erg wennen aan digitaal remote werken. Het is daarom slim om de structuur van de dagen zoveel mogelijk hetzelfde te houden. Dit zorgt voor herkenning en dus minder vragen (tenzij dit de allereerste keer is natuurlijk). 

Houd een duidelijke communicatiestructuur aan

Verder is het ook handig om een duidelijke communicatiestructuur aan te houden. Natuurlijk is zoveel mogelijk directe communicatie belangrijk, maar sommige zaken kun je beter via gestroomlijnde communicatiekanalen laten lopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan updates of hulpvragen namens een team naar de rest van de teams of organisatie, dit kan het beste lopen via de Scrum Masters en Product Owners. Het is dan ook handig om voor deze groep een apart communicatiekanaal in te richten. Ook updates vanuit de organisatie die voor alle teams relevant is kan ook het beste via dit kanaal lopen. 

Plaats belangrijke informatie op een centrale plek

Het is bovendien slim om alle belangrijke informatie ergens centraal neer te zetten, waar iedereen bij kan. Aangezien je niet fysiek bij elkaar aanwezig bent, moet er een centraal beeld zijn over waar jijzelf en jouw bijdrage verwacht wordt. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het delen van belangrijke contactgegevens of URLs naar de team ‘rooms’. Denk goed na over de plek of de tool die je gebruikt om informatie te delen. Daarnaast kan het helpen om een ‘PI Boekje’ te maken waarin alle beschikbare informatie is opgenomen. De belangrijkste informatie kun je vervolgens ook nog delen in een ‘Handout’ of ‘Quick Reference Guide’ op basis van dit boekje. 

Tips ter voorbereiding:

• Communicatie is erg belangrijk! Leg duidelijk het proces uit en organiseer alle relevante informatie op een centrale plek. Denk hierbij aan de URLs naar de betreffende sessies, het overzicht van alle features op de backlog of de guidelines op de manier van plannen. Zorg ervoor dat iedereen weet waar dit te vinden is! 
• Neem de tijd om features vooraf al goed voor te bereiden in de IP Sprint. Breng in kaart welke teams aan features zullen werken (en dus samen moeten plannen) en welke stakeholders hier bij betrokken zullen zijn. Zo voorkom je dat stakeholders op meerdere plaatsen tegelijk worden verwacht en zorg je ervoor dat je voor de PI planning al goed weet wat het werk is dat geland moet worden. 
• Plan vooraf de sessies in de agenda van iedereen tot op detail niveau. Zorg er dus voor dat je niet alleen de volledige dag(en) in de agenda’s boekt, maar ook alle plenaire momenten. Vraag daarnaast de Scrum Masters om ditzelfde te doen voor hun eigen team(s). 
• Zorg voor een goede dagplanning zodat stakeholders niet op dezelfde tijd op verschillende plekken worden verwacht. 

De PI Planningsdagen

Zoals gezegd is herkenning erg belangrijk. Het is verstandig om het programma van een online PI Event zo dicht mogelijk aan te laten sluiten bij een reguliere PI Planning. Echter is het in de remote PI planning slim om rekening te houden met extra tijd tussen de verschillende sessies. Zo kunnen teamleden alle besproken zaken afstemmen met de rest van het team en alvast voorbereiden voor de volgende sessie. 

Op de dag zelf ben je als organisator erg druk met het coördineren van de planning. Het kan slim zijn om Product Owners en Scrum Masters te gebruiken als verlengstuk. Zij zijn het centrale koppelpunt tussen teams onderling en kunnen daarom extra ondersteuning bieden bij het coördineren van de planning. Een goede briefing vooraf helpt daarbij. 

Tips voor op de dag(en) zelf:

• Maak goede afspraken tijdens de sessies. Zorg dat mensen op ‘mute’ staan, zolang zij niks hoeven te zeggen. Gebruik de chat voor notities of neem de sessie op zodat het teruggekeken kan worden. Is input helemaal niet nodig vanuit ‘het publiek’? Denk dan eens na over een broadcast sessie zoals MS Teams Live Event. 
• Maak goede afspraken over de manier van plannen, van de cadans van de sync momenten tot de kleur van de (digitale) post-its. Houd elkaar scherp op deze werkwijze en afspraken. Dit voorkomt ellende achteraf. 
• Creëer een plek waar feedback gegeven kan worden. Zo kan je tussentijds je planning aanpassen op wensen of zaken die niet vlot lopen. 
• Sluit op een leuke en energieke manier af. Een digitale borrel wordt al regelmatig gedaan, maar je kan dat ook combineren met bijvoorbeeld een muziekquiz. Dat kan zelfs via MS Teams. 

De juiste tooling voor een online PI event

Een aantal tools zijn al ter sprake gekomen. Goede tooling is natuurlijk essentieel voor een online PI event. Grofweg heb je twee verschillende typen tools nodig voor de organisatie van een online PI event:

• Communicatie tools 
• Planning tools 

Communicatie tools

Communicatie is van essentieel belang, zeker als je niet fysiek bij elkaar bent. Er zijn tal van communicatietools beschikbaar op de markt en de een is meer geschikt dan de ander.  

Breed gebruikt is MS Teams, waarin je een kanaal hebt voor je team maar ook kanalen kunt aanmaken voor bredere groepen. Binnen deze kanalen kunnen chats of vergaderingen gestart worden, maar ook documenten worden gedeeld. Het kan dus handig zijn om een agenda uitnodiging te sturen voor de hele dag naar iedere deelnemer en stakeholder om zo één plek te creëren waarin samengewerkt kan worden. Verder heb je binnen MS Teams de mogelijkheid voor een reguliere vergadering waarin je met iedereen tweezijdig kunt vergaderen. Dit is ideaal voor inhoudelijke overleggen.

Op het moment dat je vooral informatie wilt zenden kun je MS Teams Live Event uitproberen. Hierin voeg je de personen toe die content willen delen (dit kan zelfs tijdens het event zelf) en het publiek neemt deel via een apart link zodat zij alleen kunnen luisteren. Wanneer zij vragen hebben kunnen die gesteld worden via de Q&A. Dit is vooral handig op het moment dat er een groot aantal personen aanwezig moet zijn. 

Planning tools

Om het werk daadwerkelijk te kunnen plannen gebruik je gewoonlijk sprint planning borden voor de teams en een programma bord om alle afhankelijkheden weer te geven en af te stemmen. Dit is belangrijk maar lastig tijdens een Remote PI Planning. 

JIRA is gebruikelijk in organisaties als workflow management systeem. Hierin kunnen de stories en features goed worden gelogd en gekoppeld. Echter is het lastig om hier een programma bord in te richten. Hiervoor hebben wij gebruik gemaakt van MIRO. In deze online en tot een bepaald niveau gratis beschikbare tool kun je gemakkelijk een programma en ROAMing board inrichten en hierin tegelijkertijd samenwerken. Belangrijk hierin is wel om ook hier vooraf goede afspraken te maken over de manier waarop je deze tools gebruikt en hoe je ze met elkaar in sync houdt. Het is bijvoorbeeld handig om in MIRO als referentie de JIRA keys op te nemen, zodat je achteraf nog precies weet welke stories of features je bedoelt. Een goede briefing vooraf is ook hiervoor niet overbodig. 

Tot slot

Een hoop nieuwe inzichten nu we ineens vanuit huis moeten werken dus. Maar als we onze creativiteit goed inzetten leidt dit juist tot nieuwe kansen en wellicht zelfs mogelijkheden die we ook in de toekomst kunnen gebruiken. Met Remote PI Planning kunnen we op afstand en toch met elkaar verbonden zijn. Samenvattend kunnen we de volgende key take-aways benoemen: 

• Goede communicatie 
• Duidelijke programma structuur 
• Concrete werkafspraken 
• Centrale informatievoorziening 
• Functionele tooling 

Als deze zaken goed zijn ingericht heb je de grootste kans op een succesvolle remote PI Planning. De kracht zit hem in een goede voorbereiding!