Effectiever thuiswerken? Ga asynchroon aan de slag!

Wat is asynchroon werken?

Als je asynchroon werkt doe je niet al het werk tegelijkertijd. Je hoeft ook niet op hetzelfde moment in dezelfde Teams Meeting te zijn. Jij bepaalt wanneer je aan jouw taken werkt. Je hoeft niet meteen respons te geven als je collega je een bericht stuurt, en je verwacht ook niet meteen een antwoord terug. Bovendien worden er zo min mogelijk meetings gehouden, zo kan iedereen zijn eigen tijd indelen. Lijkt dit ingewikkeld? Dat is het niet!

Wat levert asynchroon werken op?

• Minder meetings. Alleen essentiële meetings worden ingepland. Deze hebben een duidelijk doel, en zijn daardoor leuker en waardevoller.
• Meer documentatie. Besluitvorming en feedback worden op een vaste, online plek verzameld. Hierdoor kunnen huidige en toekomstige collega´s makkelijk informatie terugvinden.
• Werken op het moment dat jij het best presteert. Doordat je jouw eigen tijd indeelt, werk je op de momenten dat jij je het best kan concentreren.

Een lege agenda geeft de mogelijkheid tot deep work

Door de online meetings die iedereen elkaars agenda inschiet, is er op een kwartiertje hier en een half uurtje daar, geen tijd over om te werken. Cal Newport legt in zijn boek Deep Work uit dat je een aantal uur achter elkaar nodig hebt om in een geconcentreerde, creatieve flow te komen. Dit is door het online werken lastig geworden. Na grondig onderzoek, zijn wij ervan overtuigd dat asynchroon werken hiervoor de oplossing biedt. Veel meetings waarvoor we nu bij elkaar komen kunnen asynchroon. Dan bepalen de deelnemers zelf wanneer zij een reactie geven, en houdt iedereen meer tijd over voor deep work.

Bijvoorbeeld een meeting over een nieuwe feature. Als je dit synchroon aanpakt komen er zes mensen bij elkaar voor een half uur. Zij moeten hier allemaal hun agenda op aanpassen. Een iemand presenteert de plannen en de andere vijf moeten direct feedback geven, die zij misschien niet hebben op dat moment. Dit kan ook asynchroon. Dan wordt er een complete presentatie van de plannen gedeeld op een online platform, zoals het Teams Kanaal. Dan kunnen de anderen, op een moment dat voor hen uitkomt, weloverwogen feedback geven.

Zet je meldingen uit

Instant messages, zoals de Teams Chat, Slack en Whatsapp, weerhouden ons ook van deep work. Deze functionaliteiten zijn ontwikkeld om asynchroon te werken. Maar steeds vaker krijg je het gevoel dat er direct antwoord verwacht wordt. Maak dit weer asynchroon! Wanneer jij afgeleid bent van jouw deep work, is het een perfect moment om te reageren op deze berichtjes. Houdt de apps de rest van de dag uit. Of in ieder geval de meldingen.

Documentatie

Asynchroon werken lost ook het gebrek aan documentatie op. Vaak worden er beslissingen gemaakt aan de hand van discussies in meetings. De betrokkenen zijn vaak snel vergeten wat de argumenten daarvoor waren. Bovendien hebben de mensen die hier niet bij waren überhaupt geen weet van wat er besproken is. Basecamp, een voorbeeld in het remote werken, verwoordt het mooi in hun Communication Guide:

“Speaking only helps who’s in the room, writing helps everyone. This includes people who couldn’t make it, or future employees who join years from now.”

Door zaken asynchroon te bespreken op een centrale, online plek kun je alles teruggelezen. Zo ontstaat er geen verwarring over de gemaakte keuzes. Daarnaast kan er terug worden gehaald hoe de beslissingen gemaakt zijn. Het is van belang dat er helder gecommuniceerd wordt. Dit door duidelijke afspraken te maken over wat je op welk kanaal bespreekt.

Ieders mening wordt gehoord

Asynchroon werken heeft ook het voordeel dat iedereen de kans krijgt om een mening te delen. Vaak wordt er in een meeting besproken wat ‘we’ ergens van vinden. Dan wordt niet iedereen gehoord. Als feedback delen op een asynchrone manier gebeurt, kan iedereen individueel redeneren. En zo wordt ieders mening gehoord.

De eerste stappen naar asynchroon werken

1. Vind een platform waar je makkelijk bestanden op kan delen, en waar co-creatie mogelijk is. Gebruik bijvoorbeeld het Teams Kanaal in Teams. Op deze manier kun je feedback geven of ontvangen op de gewenste momenten voor iedereen in het team.
2. Reserveer tijd in je agenda om op mailtjes en chats te antwoorden. Zet je meldingen buiten deze momenten uit. Het helpt ook om ‘focus-blokken’ te reserveren in je agenda. Houd je eraan, en wijs vergaderverzoeken af.
3. Bespreek wat je van elkaar verwacht en wat op welk kanaal wordt gedeeld. Zo kun je de Teams Chat gebruiken voor kleine dingen, zoals het aangeven van jouw lunchpauze. En gebruik bijvoorbeeld het Teams Kanaal om feedback te ontvangen voor een presentatie.
4. Vraag je bij elke meeting af of écht nodig is om bij elkaar te komen. Dit kan heel veel tijd en energie schelen.

Haal de bezem er door

Bij ons is de voorjaarsschoonmaak in volle gang, wij zijn druk aan het experimenteren. Houd onze kanalen in de gaten voor de ervaringen. Kan jij ook niet wachten om de bezem door je agenda te halen? Laat het ons weten. 

Lees meer