Laser focus creëren bij Booking.com

“Ideas are easy. Execution is everything. It takes a team to win.”

–         John Doerr

Een grote uitdaging rondom digitale transformaties is een gebrek aan focus en innovatiekracht. Hiervoor worden OKRs steeds vaker als tool gebruikt, zowel in start-ups als grote corporates. OKRs staat voor Objectives en Key Results en houdt in dat je ambitieuze en meetbare doelen stelt om een laser focus binnen teams, afdelingen en de organisatie te creëren. Het concept ontstond in de jaren 90, toen John Doerr (venture capitalist) OKRs introduceerde bij Google en dit een groot succes werd. Vele bedrijven hebben sindsdien OKRs toegepast.

Schrijf je hieronder in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste agile insights en events.

Inschrijven

Waarom zou je OKRs toepassen? Wat zijn de grootste uitdagingen? Wat levert het op? Deze vragen en meer stelde ik aan Melanie Wessels, Agile coach bij Booking.com en OKR expert. Zij stond aan de voet van de OKRs implementatie bij Booking.com een aantal jaar geleden en heeft dit gehele traject begeleid. Ik ontmoette haar in een hipstertentje aan de Vijzelgracht.

Wat zijn OKRs nu precies? 

OKRs zijn ambitieuze doelen die meetbaar zijn. Melanie legt uit: “Bijvoorbeeld, heel veel mensen zetten aan het einde van het jaar goede voornemens en zeggen; ik wil stoppen met roken. Dat is, zoals je al aan het zinnetje hoort, heel erg vaag. Je stopt met roken of je stopt niet. Daar zit niet echt iets tussenin waardoor je jezelf kunt motiveren om in kleine stapjes te stoppen. OKRs zijn bedoeld om dat wat je wilt bereiken in een bepaalde tijdsperiode, meetbaar te kunnen maken”.

Kortom, je stelt een ambitieus en inspirerend doel – een Objective – en definieert vervolgens hoe je het succes ervan meet, dit zijn de Key Results.

Melanie: “Stel nou, mijn doel is om te stoppen met roken. Dat is een ambitieus doel. Het is inspirerend, je gaat er gezonder van worden.” Je kunt aan dit doel verschillende Key Results hangen. Enorm belangrijk is om KRs te definiëren rondom uitkomsten, niet rondom output.

Bij Booking.com wordt gewerkt met verschillende ambitieniveaus. Melanie legt uit: “Het meest haalbare – het 0.3KR – is bijvoorbeeld ‘ik ga 30 procent minder roken’. Nog een ambitieuzer doel – het 0.7 KR – is om de helft minder te gaan roken. Tot slot is het meest ambitieuze doel – het 1.0 KR – om 80 procent minder te gaan roken.” Met deze ambitieniveaus worden doelen veel concreter en motiverender. Maar, waarschuwt Melanie: “dit is maar één van de vele methodieken die je kunt gebruiken om OKRs toe te passen”. 

Een Objective kan tevens meerdere KRs bevatten. In het populaire boekje van Christina Wodtke genaamd ‘Radical Focus’ wordt een mooi voorbeeld genoemd waarbij een start-up dat thee levert hun OKR definieert voor het komende kwartaal:  

Objective: Concretewaarde toevoegen aan onze distributeurs als thee leverancier
Key Result: Nabestellingen op 85%
Key Result: 20% van nabestellingen self-service
Key Result: Omzet van 250K

Waarom zijn jullie begonnen met het implementeren van OKRs bij Booking.com?

Melanie: “Op een gegeven moment zagen we dat teams moeite hadden met het kiezen wat hun prioriteiten waren. Er was weinig focus.” Teams worden vaak door meerdere partijen benaderd, om deze reden is deze focus zo belangrijk. “Je kunt beter één taak goed uitvoeren, dan allerlei taken tegelijkertijd willen doen. Daar heeft de klant uiteindelijk ook niks aan”, vertelt Melanie. 

Ook transparantie was een issue in de organisatie. “Teams werken vaak aan allerlei taken, maar er werd weinig samengewerkt.” Omdat OKRs als framework transparant zijn, normaliter in een tool, kan iedereen elkaars OKRs zien en is het duidelijk wat je aan elkaar hebt. En daardoor kun je je werk beter op elkaar afstemmen.

“Soms pas je gedeelde OKRs toe wanneer teams bijvoorbeeld heel erg van elkaar afhankelijk zijn. Het zorgt dus ook voor meer alignment”, voegt Melanie toe.

Hoe zit het met alignment over teams en niveaus? 

Bij Booking.com begint het met OKRs opstellen vanaf de top. Het bedrijf heeft een visie en stemt daarop de OKRs af voor het komende kwartaal. Daarop stemmen de afdelingen hun OKRs af, vervolgens de tracks en tot slot de teams. Op deze manier ontstaat alignment over teams en niveaus.

Vaak reageert men kritisch op het feit dat er ook een bottom-up beweging moet plaatsvinden. Melanie licht toe: “Dat is ook wel zo, maar als je met OKRs begint is het beter om top-down in te zetten. Na een kwartaal kunnen teams weer input geven op de OKRs die de business zetten. Zo wordt het een wisselwerking.”

Welke uitdagingen ervaren teams in het toepassen van OKRs?

Melanie: “Teams vinden het lastig om écht focus aan te brengen. Je moet keuzes maken. Dat vinden ze moeilijk, want alles is ook wel weer belangrijk.” Ook zie je vaak dat teams druk van andere teams of management ervaren.

“Daarnaast is het lastig om gedurende het kwartaal naar de gestelde OKRs te blijven kijken, dit noemen we check-ins ”. Tijdens deze (twee)wekelijkse check-ins sta je stil bij de voortgang en waar je eventueel van aanpak kunt moet veranderen om de gestelde KRs te halen.

Hoe passen OKRs voor jou in agile werken?

Melanie: “Ik zie het als een samenwerking. Ik vind zelf dat OKRs goed bij Agile werken passen omdat het kwartaaldoelen zijn, je zet ze elke drie maanden opnieuw”.  Ook stimuleert het gebruik van OKRs om te falen en hier vervolgens van te leren. Zo beschrijft autheur Cristina Wotdke:

“OKRs aren’t about hiting targets, but about learning what you are really capable of.”

Tevens sluiten OKRs aan op het agile principe van regelmatige inspectie, neem het voorbeeld van de (twee)wekelijkse check-ins. Melanie: “Dit doen veel teams in hun sprint planning.”

Heb je nog andere tips? 

“Belangrijk is om OKRs te gebruiken in een cultuur waar je durft te falen. Het is niet de bedoeling dat je ze continu haalt, want het gaat over leren en verbeteren. Ik help teams aan het einde van het kwartaal om te reflecteren op wat er misging. Wat hebben jullie ervan geleerd en hoe kunnen jullie dit inzicht gebruiken in een volgend kwartaal?”. 

Je stelt een ambitieus doel omdat je mensen wilt stimuleren om anders te denken. Dit betekent niet dat je het doel per se moet halen. Dat wil je natuurlijk wel, maar het is ook oké wanneer je een keer faalt. De drive die je ervaart wanneer je langere tijd veel minder rookt, is belangrijker dan die ene keer dat je er stiekem wel één rookt.

Melanie: “Ik zeg altijd, als je net begint met OKRs, dan ga je sowieso falen. En als je alleen maar denkt, ‘stom, dit werkt niet’, dat is jammer. Je moet even doorzetten. Het is zo’n grote industrie, je kan niet altijd winnen. Je moet fouten maken, en van fouten leer je weer, zo kan je je product verbeteren. Zonder fouten kun je eigenlijk niet verder komen.”

Wil jij meer leren over OKRs? Houd dan Melanie’s meetup groep ‘Amsterdam OKRs’ in de gaten voor aankomende events. Uiteraard kun je haar ook vinden op LinkedIn.