nieuwe teamafspraken zijn belangrijk!
Nu heel Nederland in de ban is van het coronavirus wordt er van iedereen verwacht om vanuit huis en online te werken. Hoe zorg je er nu voor dat de verbinding en samenwerking binnen het team goed blijft? Ik zal hier een aantal tips geven die je direct kan gebruiken!
Voor een team dat plotseling online moet gaan werken is het gewenst om goede afspraken te maken rondom de communicatie en samenwerking. Remote werken draait allemaal om vertrouwen en communicatie. Praat over de verwachtingen over hoe je met elkaar wilt samenwerken en zorg ervoor dat je afspreekt wat de nieuwe way of working zal zijn.
Ook is het goed om het over je gestelde doelen te hebben. Hoe ga je daar als team nu mee om? Start zonder al te hoge verwachtingen, maar experimenteer en leer. Door te wennen aan het online werken, zal je als team steeds beter realistischere doelen kunnen stellen.
Reguliere feedbackloops kunnen je helpen om de gemaakte afspraken verder aan te scherpen. Zo verbeter je de samenwerking en communicatie. Check bijvoorbeeld even na elke sessie met elkaar wat iedereen ervan vond. En deel direct de verbeterpunten om voor de volgende sessie op te pakken.
virtueel samen werken
Bij samenwerking in groepen is het belangrijk dat iedereen gezien en gehoord kan worden. Het gebruik van bijvoorbeeld een webcam en headset maakt een sessie persoonlijk en stimuleert de teamspirit. Face2face communicatie blijft nou eenmaal belangrijk voor de teamspirit, dus zet je camera aan tijdens online meetings en zorg ervoor dat je elkaar ziet.
Als je online werkt is het belangrijk dat iedereen bij de juiste documentatie kan. Zorg er dus voor dat zo veel mogelijk documenten voor iedereen online beschikbaar zijn. MS Sharepoint en Google Docs zijn programma’s die je hierbij eenvoudig en simpel kunnen ondersteunen.
online sessies
Voor de meesten van ons zal het hebben van online meetings nu een groot deel van de dagelijkse werkzaamheden omvatten. En zoals je misschien al gemerkt hebt: een goede online meeting is een combinatie van goede meeting tools, en het hebben van een goede facilitator. Als facilitator kan je namelijk veel doen om de meeting – ondanks de afstand en hakkelende netwerkverbindingen – soepeler te laten verlopen.
tools voor online werken
Om online sessies vlekkeloos te laten verlopen, bestaan er een heleboel mooie tools. Het kost natuurlijk tijd om de juiste aan te schaffen… Wij geven daarom tips voor tools die je kunt inzetten bij jullie dagelijkse sessies.
brainstormsessie
Voor een planningssessie zijn er meerdere eenvoudige mogelijkheden. Allereerst zijn er veel manieren om je scherm met elkaar te delen. Gebruik Zoom, Skype, Whereby of bijvoorbeeld Microsoft Teams. Bespreek tijdens de sessie gezamenlijk je JIRA- of planbord. Het helpt enorm om je planning visueel te maken via een digitaal whiteboard dat je tijdens de sessie deelt met je collega’s. Dit geeft ieder teamlid de mogelijkheid om zelf notities toe te voegen. Bij tribers gebruiken we hier de gratis tool Miro voor.
Tip: Om werk in te schatten ben je wellicht gewend om storypoints toe te kennen door middel van planning poker. Er zijn gelukkig meerdere online pokerapps waarbij ieder afzonderlijk van elkaar werk kan inschatten. Dit kan je helpen om een realistischere planning te maken. Voorbeelden van deze apps zijn:
https://scrumpoker.online/ https://www.scrumpoker-online.org/
planningssessie
Zoals je misschien al gemerkt hebt is een online planning- of brainstormsessie best uitdagend voor het uiten van je creativiteit. Tijdens een live-sessie is het een stuk makkelijker tot de juiste oplossing te komen door te tekenen. Ook hier bestaan veel tools voor. Denk aan Whimsical, Adobe XD, Draw.io. Let op; houdt bij aanschaf van deze tools wel rekening met de security richtlijnen van je organisatie.
Bij tribers vergaderen we via Microsoft Teams. Binnen deze tool kan je een digitaal whiteboard openen, waarbij je gezamenlijk kan brainstormen. Heel handig om bijvoorbeeld flows en processen uit te tekenen.
feedback & Review
De Sprint review is vaak een actievere sessie dan de meeste teamsessies. Iedereen moet de mogelijkheid hebben om gehoord te worden. Een audio/video conference kan hiervoor een hulpmiddel zijn. Wanneer het op feedback aankomt, is het slim om specifiek en duidelijk te zijn. Zorg ervoor dat er gerichte vragen gesteld gaan worden en stuur daar als team ook op. Een tip kan zijn om vooraf al aan te geven waar je graag feedback op wilt.
retrospective
Bij een retrospective is het fijn om als team elkaar recht in de ogen aan te kunnen kijken. Echt ‘samen’ op zoek te gaan naar verbeteringen. Bij een remote team kan dat helaas niet. Toch kan je met Microsoft Planner handig een retrospective faciliteren. In deze tool kan iedereen gemakkelijk kaartjes droppen waardoor je op een eenvoudige manier onderwerpen ophaalt waar je op terug kan kijken. Per onderwerp kan je bovendien een actie en actiehouder toevoegen om zo gelijk de verbetering concreet toe te passen.
Tip: Probeer wat vaker een retrospective te houden. Bijvoorbeeld één keer per week in plaats van één keer per sprint, maar dan wel wat korter. Zo versnel je aan het begin je groei!
extra tip?
Zorg voor een open verbinding met de teamgenoten, met wie je normaal achter een bureau zit. Je hoeft niet continu te praten, maar als je een vraag hebt kun je die direct stellen!
