remote pi planning

Sinds enkele weken zijn de scholen dicht, gelden er strenge maatregelen in de openbare ruimte en werken we (zover het gaat) allemaal vanuit huis. Behalve de zorginstellingen, die werken met man en macht om deze pandemie te bestrijden. Hoe dan ook, in iedere hoek van de samenleving en in vrijwel iedere beroepsgroep ervaren we de impact van COVID-19. Dit vraagt om creatieve oplossingen, zo ook bij ons en onze opdrachtgevers. Daar stonden de PI Planning dagen op het programma. Om dat in goede banen te leiden hebben ook wij onze creativiteit gebruikt om deze planning vanuit huis te organiseren: een Remote PI Planning.

Onze ervaringen delen we uiteraard graag. We zullen ingaan op de voorbereiding, de dag zelf en de tooling.

hoe een pi event voor te bereiden?

Mogelijk leeft de vraag bij jou hoe online PI dagen er nu echt uit zien. Een belangrijkere vraag is: hoe bereid je zo’n online evenement met veel deelnemers nu voor? Uiteraard heeft ieder bedrijf zijn eigen 'flow to value'. Dat is het stukje voorbereiding om ‘ready’ features te creëren die kunnen worden gepland in een PI. Er is namelijk veel afstemming nodig om de input voor de PI dagen duidelijk te krijgen.

organiseer refinement-sessies

Refinement-sessies in de weken voor de PI Planning (IP Sprint) zijn vaak nodig om de juiste afstemming te realiseren, en al een eerste break-down te maken op story niveau. Dit wil je vooraf georganiseerd hebben. Dat is niet anders dan bij normale PI dagen, maar wel nóg belangrijker. Ook het program board met alle afhankelijkheden kun je al vooraf door de teams laten invullen. Zo houd je tijdens de PI dagen écht focus op de planning.

communicatie is key

Wat betreft de organisatie van de PI dag zelf is communicatie het sleutelwoord. Alles valt of staat bij goed en duidelijk communiceren. Iedereen moet namelijk nog erg wennen aan digitaal remote werken. Het is daarom slim om de structuur van de dagen zoveel mogelijk hetzelfde te houden. Dit zorgt voor herkenning, en dus minder vragen (tenzij dit de allereerste keer is natuurlijk).

houd een duidelijke communicatiestructuur aan

Het is ook handig om een duidelijke communicatiestructuur aan te houden. Natuurlijk is zoveel mogelijk directe communicatie belangrijk, maar sommige zaken kun je beter via gestroomlijnde communicatiekanalen laten lopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan updates of hulpvragen namens een team naar de rest van de teams of organisatie. Dit kan het best lopen via de Scrum Masters en Product Owners. Het is dan ook handig om voor deze groep een apart communicatiekanaal in te richten. Ook updates vanuit de organisatie die voor alle teams relevant zijn kunnen het best via dit kanaal lopen.

plaats belangrijke informatie op een centrale plek

Het is bovendien slim om alle belangrijke informatie op een centrale plek te plaatsen waar iedereen bij kan. Aangezien je niet fysiek bij elkaar aanwezig bent moet er duidelijkheid zijn over waar jijzelf en jouw bijdrage verwacht wordt. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het delen van belangrijke contactgegevens of URLs met de team ‘rooms’. Denk goed na over de plek of de tool die je gebruikt om informatie te delen. Daarnaast kan het helpen om een ‘PI Boekje’ te maken waarin alle beschikbare informatie is opgenomen. De belangrijkste informatie kun je vervolgens ook nog delen in een ‘Handout’ of ‘Quick Reference Guide’ op basis van dit boekje.

tips ter voorbereiding:

  • Communicatie is erg belangrijk! Leg het proces duidelijk uit en organiseer alle relevante informatie op een centrale plek. Denk hierbij aan de URLs naar de betreffende sessies, het overzicht van alle features op de backlog of de guidelines voor de manier van plannen. Zorg ervoor dat iedereen weet waar dit te vinden is.
  • Neem de tijd om features vooraf al goed voor te bereiden in de IP Sprint. Breng in kaart welke teams aan welke features zullen werken (en dus samen moeten plannen), en welke stakeholders hierbij betrokken zullen zijn. Zo voorkom je dat stakeholders op meerdere plaatsen tegelijk worden verwacht, en zorg je ervoor dat je voor de PI planning al goed weet wat het werk is dat geland moet worden.
  • Plan de sessies van tevoren tot op detail in ieders agenda. Zorg er dus voor dat je niet alleen de volledige dag(en) in de agenda’s boekt, maar ook alle plenaire momenten. Vraag daarnaast de Scrum Masters om ditzelfde te doen voor hun eigen team(s).
  • Zorg voor een goede dagplanning zodat stakeholders niet op dezelfde tijd op verschillende plekken worden verwacht.

de pi planningsdagen

Zoals gezegd is herkenning erg belangrijk. Het is verstandig om het programma van een online PI Event zo dicht mogelijk aan te laten sluiten bij een reguliere PI Planning. Echter is het in de remote PI planning slim om rekening te houden met extra tijd tussen de verschillende sessies. Zo kunnen teamleden alle besproken zaken afstemmen met de rest van het team en alvast voorbereiden voor de volgende sessie.

Op de dag zelf ben je als organisator erg druk met het coördineren van de planning. Het kan slim zijn om Product Owners en Scrum Masters te gebruiken als verlengstuk. Zij zijn het centrale koppelpunt tussen teams onderling. Daarom kunnen zij extra ondersteuning bieden bij het coördineren van de planning. Vooraf een goede briefing helpt daarbij.

tips voor op de dag(en) zelf:

  • Maak goede afspraken tijdens de sessies. Zorg dat mensen op ‘mute’ staan, zolang zij niks hoeven te zeggen. Gebruik de chat voor notities of neem de sessie op zodat het teruggekeken kan worden. Is input helemaal niet nodig vanuit ‘het publiek’? Denk dan eens na over een broadcast sessie zoals MS Teams Live Event.
  • Maak goede afspraken over de manier van plannen. Van de regelmaat van sync-momenten, tot de kleur van de (digitale) post-its. Houd elkaar scherp op deze werkwijze en afspraken. Dit voorkomt achteraf problemen.
  • Creëer een plek waar feedback gegeven kan worden. Zo kan je tussentijds je planning aanpassen aan wensen of zaken die niet vlot lopen.
  • Sluit op een leuke en energieke manier af. Een digitale borrel wordt al regelmatig gedaan. Maar je kan dat ook combineren met bijvoorbeeld een muziekquiz. Dat kan zelfs via MS Teams.

de juiste tooling voor een online PI event

Een aantal tools zijn al ter sprake gekomen. Goede tooling is natuurlijk essentieel voor een online PI event. Grofweg heb je twee verschillende typen tools nodig voor de organisatie van een online PI event:

  • Communicatie tools
  • Planning tools

meer over communicatie tools

Communicatie is van essentieel belang, zeker als je niet fysiek bij elkaar bent. Er zijn tal van communicatietools beschikbaar op de markt, en de een is meer geschikt dan de ander.

Breed gebruikt is MS Teams, waarin je een kanaal hebt voor je team maar ook kanalen kunt aanmaken voor bredere groepen. Binnen deze kanalen kunnen chats of vergaderingen gestart worden, maar ook documenten worden gedeeld. Het kan handig zijn om naar iedere deelnemer en stakeholder een agenda uitnodiging te sturen voor de hele dag. Zo creëer je één plek waarin kan worden samengewerkt. Verder heb je binnen MS Teams de mogelijkheid tot een reguliere vergadering waarin je met iedereen tweezijdig kunt vergaderen. Dit is ideaal voor inhoudelijke overleggen.

Op het moment dat je vooral informatie wilt zenden kun je MS Teams Live Event uitproberen. Hierin voeg je de personen toe die content willen delen (dit kan zelfs tijdens het event zelf). Het publiek neemt deel via een aparte link, zodat zij alleen kunnen luisteren. Wanneer zij vragen hebben kunnen die gesteld worden via de Q&A. Dat is vooral handig op het moment dat er een groot aantal personen aanwezig moet zijn.

planning tools

Om het werk daadwerkelijk te kunnen plannen gebruik je gewoonlijk sprint planning borden voor de teams. Om alle afhankelijkheden te weergeven en af te stemmen gebruik je een programma bord. Dit is belangrijk, maar lastig tijdens een Remote PI Planning.

JIRA is als workflow management systeem gebruikelijk in organisaties . Hierin kunnen de stories en features goed worden gelogd en gekoppeld. Echter is het lastig om hier een programma bord in te richten. Hiervoor hebben wij gebruik gemaakt van MIRO. In deze online-, en tot een bepaald niveau gratis beschikbare, tool kun je gemakkelijk een programma en ROAMing board inrichten en hierin tegelijkertijd samenwerken. Belangrijk is wel om ook hier vooraf goede afspraken te maken over de manier waarop je deze tools gebruikt, en hoe je ze met elkaar in sync houdt. Het is bijvoorbeeld handig om in MIRO als referentie de JIRA keys op te nemen, zodat je achteraf nog precies weet welke stories of features je bedoelt. Een goede briefing vooraf is ook hiervoor niet overbodig.

met nieuwe inzichten naar huis

Een hoop nieuwe obstakels nu we ineens vanuit huis moeten werken dus. Maar als we onze creativiteit goed inzetten leidt dit juist tot nieuwe kansen en mogelijkheden voor de toekomst. Met Remote PI Planning kunnen we op afstand werken en toch met elkaar verbonden zijn. Samenvattend kunnen we de volgende key take-aways benoemen:

  • Goede communicatie
  • Duidelijke programma structuur
  • Concrete werkafspraken
  • Centrale informatievoorziening
  • Functionele tooling

Als deze zaken goed zijn ingericht heb je de grootste kans op een succesvolle remote PI Planning. De kracht zit hem in een goede voorbereiding!