Tribers campfire session: Essent
Tijdens de Tribers Campfire Sessions leren we van elkaar. Door het delen van vragen, meningen en ervaringen. In deze editie deelt Misha Stroomer zijn verhaal over het activeren van de Agile mindset bij Essent. Welke stappen kun je nemen om wendbaarder te worden? En waar loop je tegen aan?
Steeds meer organisaties zetten stappen op het Agile pad. En maar al te vaak is dat vooral het inrichten van de rituelen. “Het gaat echter om de principes,” stelt Melvin van Drimmelen van Tribers. “De rituelen dragen daar wel aan bij, maar zijn niet leidend.”
Reden genoeg voor de Tribers om een Campfire Session rondom de Agile mindset te organiseren. Melvin: “We willen de Agile mindset activeren. Teams weten vaak zelf het best waar ze willen groeien, die ruimte moet je ze ook bieden. Dat kan bijvoorbeeld door de teams hun eigen Agile journey te laten bepalen, maar ook door de ervaringen van andere organisaties te delen.”
agile bij Essent
Ook bij Essent speelt dit dilemma. “We werken al sinds 2011 op een Agile manier,” vertelt Misha Stroomer van Essent. “Vooral de instrumentele kant van Agile was ingericht; met goed beschreven regels en procedures. Hier hebben Tribers Ronald Flinterman en Jordy Aaldering een stuk Agile mindset aan toegevoegd.” Zie case onderaan.
“Essent heeft een behoorlijk complexe architectuur, met frontends, verschillende apps en callcenters,” vertelt Misha. “Daaraan werken tussen de 8 – 12 teams op een Agile manier. Deze teams zijn multiskilled; sommige zijn iets meer backend georiënteerd, maar over het algemeen worden producten end-to-end ontwikkeld, gebouwd en opgeleverd.”
Na deze introductie zijn er meteen al concrete vragen vanuit de deelnemers. Zij willen weten hoe groot de teams zijn, waar ze zich bevinden en waar het testen plaatsvindt. Misha: “De teams zijn gemiddeld 10-15 man groot, op locaties in Nederland en India. Al het testen wordt binnen het team gedaan.”
drive om Agile te werken
Eén van de deelnemers wil meer weten over de motivatie om Agile te gaan werken. “Agile is destijds met een big bang geïntroduceerd,” vertelt Misha. “De drive was vooral ingegeven vanuit het senior management binnen IT. Eigenlijk bevestigt de performance iedere keer weer waarom we Agile zijn gaan werken. We merken dat het sneller, beter en goedkoper is.”
De performance gedreven insteek is ook terug te zien in de zes beloftes van ‘Simply Deliver’ die Essent hanteert. Dit zijn:
- We select the most valuable ideas for development. We won’t design and build ideas with too little value.
- Faster delivery by defining small product releases.
- Teams only design solutions for ideas that they build.
- Dedicated teams in the value chains create higher output.
- Fewer assumptions about the end product, because the team and business cooperate from idea until delivery
- Small changes directly picked up in team (Fast Lane). Larger product releases are prioritized in the Business IT Board.
zandweg met kuilen
Hoe positief Misha ook is over het Agile werken, hij ziet nog wel kansen voor verbetering binnen Essent. “We hebben een mooie sportauto gebouwd, maar rijden nog over een zandweg met kuilen. We hebben bijvoorbeeld een stuurgroep en een sterke governance met besluitvorming over de bemensing van de teams.”
De inrichting van de organisatie speelt hierbij ook een rol. Misha: ”We werken met een matrixorganisatie; iedereen in een team heeft ook een lijnmanager met eigen KPI´s en doelen die niet altijd aansluiten bij de teamdoelen. Ik ben operationeel verantwoordelijk en sta aan het roer van het schip, maar iedereen trekt aan het stuur.”
De uitdaging rondom besluitvorming is herkenbaar voor de deelnemers, zo blijkt uit de levendige discussie die ontstaat. “Het is overal lastig om mandaat naar de Scrum teams te brengen, dat heeft nog wel vijf jaar nodig,” stelt Sander Stalman van ANWB. “Hoe mooi zou het zijn als aan het team een budget gegeven wordt om een jaar lang te doen wat nodig is.” “Net als bij een startup, ga maar aan de slag,” beaamt Melvin.
draagvlak tijdens de transitie
Een belangrijk inzicht uit de discussie is het belang van draagvlak binnen de hele organisatie. “Er is wel draagvlak vanuit het Leadership nodig om Agile echt te laten groeien,” stelt een deelnemer. “Een goede eerste stap is het aangaan van de dialoog met stakeholders,” adviseert Ronald. “Bijvoorbeeld door ‘value pokeren’ met de business.”
“Het Agile leadership is inmiddels binnen Essent steeds meer gaan leven,” vertelt Misha. “We willen van bazen naar leiders; in plaats van één schaap voorop waar de hele kudde achter aanloopt, willen we dat de leider in het team zit en subtiel richting geeft. Ronald heeft ons daar enorm in geïnspireerd.”
valuestreams
Een tweede belangrijk inzicht is het gebruik van valuestreams. Dit bevalt veel deelnemers goed. Logische valuestreams die genoemd worden zijn bijvoorbeeld een consumer-stream en een business-stream, een indeling naar merken of een indeling naar activiteiten zoals parkeren, bagage en security op Schiphol.
“De business en de teams begrijpen elkaar niet altijd even goed, maar je wilt er wel voor zorgen dat je het samen doet. Valuestreams helpen daarbij,” stelt een deelnemer. Overigens zijn valuestreams niet vrijblijvend. “Zodra het budget er is, moet het geld van de valuestream zijn,” vindt een andere deelnemer.
“Ik zou binnen Essent graag valuestreams willen zien waarin teams zitten die echt focus hebben op een product; onze teams werken nu aan van alles, van facturen tot een callcenter applicatie,” zegt Misha. “Het is goed om te horen dat het bij andere grote organisaties werkt, dan moet het binnen Essent ook kunnen. Hier gaan we zeker mee aan de slag na vandaag.”
denken vanuit business value
Een derde belangrijk inzicht uit de sessie is het toekennen van waarde. “Wat ook zou kunnen helpen, is als we meer vanuit business value gaan denken,” adviseert Ronald. “Nu denken we nog teveel in kosten, maar aan elke sprint hangt ook een business value. Als de business zelf gaat kwalificeren, dan krijg je veel meer samenhang.”
Ook het gebruiken van minder complexe taal verbetert de onderlinge samenhang. “We verzinnen vaak moeilijke termen voor iets wat makkelijk is. Dat helpt ook niet om de business mee te krijgen,” stelt een deelnemer.
“Het is mooi om samen met de business prioriteiten te stellen voor de teams,” zegt Patrick Oor van NXP. Wat ik heel erg hoor is dat IT de business mee moet nemen.” “Dit is iets wat we bij veel organisaties tegenkomen,” beaamt Melvin. “We zijn dan ook volop onderzoek aan het doen naar de verbinding tussen Agile leadership, Agile teams en de business. Wellicht een mooi onderwerp voor de volgende Campfire Session?”
in hetzelfde schuitje
Na de interactieve discussie zoeken de deelnemers elkaar op. We vragen Misha wat hij meeneemt uit de Campfire Session. “Veel valkuilen van andere organisaties zien we ook bij ons, we zitten allemaal in hetzelfde schuitje. Wat ik vandaag vooral heb opgestoken, is dat we bij Essent te snel zijn gegaan. We hadden meer mensen binnen de hele organisatie mee moeten nemen in onze journey.” Ook Patrick neemt nieuwe ideeën mee. “Het is prettig om in zo’n sessie op zoek te gaan naar inspirerende voorbeelden, ook binnen NXP is de weg naar Agile geen makkelijke.”
Nieuwsgierig naar meer details over Agile bij Essent? Lees ook de case over Activating Agile bij Essent.
