Melvin lanceert nieuwe agile projectaanpak bij Arlanxeo

de joint venture Arlanxeo

Arlanxeo werd in 2016 opgericht als een joint venture tussen LANXESS en Saudi Aramco. Tot die tijd vormde de productie van synthetisch rubber een onderdeel van LANXESS, waarbij de rapportage- en consolidatietools van het moederbedrijf werden gebruikt. “Op het moment dat de joint venture werd opgericht, wisten we dat we onze eigen groep-functies moesten gaan opbouwen,” zegt Manfred Wicker, hoofd Finance & Controlling Platforms bij Arlanxeo.

Hoewel het bedrijf relatief jong is, kent het een lange geschiedenis: het patent op de productie van synthetisch rubber stamt uit 1909. Inmiddels heeft het bedrijf fabrieken in negen landen en is het gespecialiseerd in hoogwaardige rubbers. Bij het bedrijf, met het hoofdkantoor in Maastricht, werken ruim 3.900 mensen.

eerste implementatie van SAP BPC optimized voor Hana in europa

De keuze voor SAP BPC Optimized voor HANA maakt van het bedrijf een koploper: in Europa is dit de allereerste implementatie van SAP BPC Optimized voor HANA, en wereldwijd één van de eersten.

Om effectieve besluitvorming te garanderen, kiest het projectteam voor een agile projectaanpak. “Omdat we een volledig nieuw IT-landschap aan het bouwen waren, hadden we nog geen volledig beeld van de details. Daarnaast was SAP BPC Optimized nog zo nieuw, dat het ook niet helemaal duidelijk was welke mogelijkheden het ons zou brengen,” zegt Ingrid Fredrix, Head of Financial Accounting and Consolidation bij Arlanxeo.

agile projectaanpak helpt bij grote veranderingen tijdens het project

Tijdens het project ontstaan twee extra uitdagingen. Allereerst werd het bedrijf 100% eigendom van Saudi Aramco. Dit verkortte de tijdlijnen van de implementatie met maar liefst drie maanden. Daarnaast werd tijdens de implementatie de server veranderd van on-premise naar de private cloud van SAP; de HANA Enterprise Cloud.

Ondanks deze uitdagingen was het nieuwe consolidatiesysteem binnen enkele maanden operationeel. “Door de agile aanpak konden we ons veel makkelijker aanpassen aan al deze veranderingen. Als we een watervalmethode zouden hebben gebruikt, zouden zulke grote veranderingen niet mogelijk zijn geweest of in elk geval langer hebben geduurd,” legt Ingrid uit.

team van specialisten van vier zusterbedrijven

In het projectteam bundelden experts van Plainwater, Finext, Tribers en Swap Support hun krachten. De vier zusterbedrijven werken vaak samen tijdens implementaties van Performance Managementoplossingen. Bastiaan Sanders van Plainwater vertelt: “Plainwater heeft diepgaande kennis van SAP HANA, BPC en data-integratie, terwijl Finext financiële en technische expertise combineert.

Samen kijken we naar zowel functionele als technische vereisten. Tribers is gespecialiseerd in de agile projectaanpak en Swap Support verzorgt het beheer.”

Het combineren van deze specialisten heeft grote voordelen vindt Ingrid: “Vanuit het teamperspectief is het één team; het enige verschil is het e-mailadres. Je kunt iets aan één persoon vragen en hij zorgt samen met de anderen voor de beste oplossing. Dit stelde ons in staat om zo efficiënt en ongecompliceerd mogelijk te bouwen, zonder al te veel aanpassingen.”

radicale verandering zorgt voor nieuwe kansen

Op de vraag voor advies aan andere organisaties die een nieuwe IT-omgeving willen implementeren, zegt Ingrid: “Benut de kans om een radicale verandering door te voeren. Er zitten echte voordelen in uniformering, die tijd en moeite in het eindproduct besparen. Zelfs als je alleen je ERP- of consolidatiesysteem verandert, tilt uitgaan van beide systemen je totale proces naar een hoger niveau.”

“Focus op de S van Simple,” concludeert Manfred. “Het is echt nuttig om de ideeën van vereenvoudiging te volgen door de standaardprocessen in SAP S/4HANA zoveel mogelijk te gebruiken. In het begin is dit misschien niet eenvoudig, maar in de toekomst zal het veel makkelijker zijn dan de tool aan te passen aan het proces dat je momenteel hebt. “