Melvin helpt CB razendsnel klantwensen waarmaken

IT staat altijd onder druk

Logistiek dienstverlener CB richt zich naast de boekensector, waar zij al 145 jaar actief is, sinds 2012 ook op de mode industrie en de healthcare. Wendbaarheid is belangrijk; “Je staat als IT altijd onder druk; het moet sneller en goedkoper. Dat is de wereld waar we inzitten.” De IT-afdeling werkt volledig agile, waardoor zij klantwensen snel kunnen realiseren.

“Sinds een jaar of 5 hebben we scrum volledig ingevoerd,” vertelt Chris Amelink van CB. “We waren destijds één van de eerste organisaties in onze markt.” De invoer van scrum werd ingegeven door enthousiasme over het gedachtegoed, zoals uitgaan van de menselijke maat en de onderliggende lean-principes.

Daarnaast speelde de dynamiek van het vakgebied van IT ook een rol in de invoer van scrum. “Je staat als IT altijd onder druk; het moet sneller en goedkoper. Dat is de wereld waar we inzitten.”

“Je staat als IT altijd onder druk; het moet sneller en goedkoper. Dat is de wereld waar we inzitten.”

van doing scrum naar being agile

Inmiddels is CB aan het opschuiven van scrum naar agile. “In het Agile-manifesto spreekt elke regel me aan,” zegt Chris. “Als iemand goed werk levert, dan laat je die zijn gang gaan. Je kunt haast niet tegen deze principes zijn. Natuurlijk is documentatie belangrijk, maar werkende software is belangrijker.”

“Agile werken is meer dan het toepassen van scrum-trucjes en iedere ochtend een stand up doen. Agile gaat om waarde leveren; om wendbaar en voorspelbaar zijn. Dit moet verankerd worden in de gehele organisatie,”

“Je zou eigenlijk alleen een waterval moeten doen als het volledig duidelijk is wat je moet doen en dit in een korte periode uitgevoerd moet worden. Anders krijg je onherroepelijk changes. Maar iets wat volledig duidelijk is in een korte periode uitvoeren, is ook de definitie van een sprint binnen agile,” stelt Chris.

het belang van de scrum master rol

Na elke sprint van drie weken gaat het scrum team tijdens de ‘retrospective’ in op zaken die verbeterd kunnen worden. Chris: “Ik denk dat de rol van scrum master meer is dan het team faciliteren. Het gaat ook om proactief zaken oppakken en verbeteren, energie op de afdeling brengen en borgen, nieuwe ideeën en kennis delen met collega’s.”

Zo onderzochten de Tribers samen met de interne scrum masters hoe de review naar de product owners – de business stakeholders – eruit zou moeten zien. Ook bracht hij nieuwe werkvormen in. “De uitdaging is om elke drie weken iets nieuws te doen in de retrospective. In het begin heb ik bijvoorbeeld een sessie rondom team values gedaan: ‘waar staat het team voor’, ‘wat willen we doen’, ‘hoe gaan we met elkaar om?’. Dat was een hele zachte kant. Aan de andere kant hebben we ook een retro gewijd aan een harder onderwerp als invlieg criteria: wanneer mag iemand ons storen?”

een frisse wind

Een externe scrum master inhuren was een weloverwogen besluit. “Wij kiezen bewust voor een mix van intern en extern,” vertelt Chris. “Dat heeft enerzijds te maken met flexibiliteit, zodat je kunt op- en afschalen. Maar zeker ook omdat je nieuw bloed binnenbrengt met nieuwe ideeën, net zoals je een scrum team af en toe moet veranderen.”

Daarnaast past de zelfsturende manier van organiseren bij Tribers goed bij het agile gedachtegoed. Chris: “Tribers vind ik een sympathieke organisatie omdat het geen organisatie heeft. Juist dan zijn principes belangrijk. Ik ben zeer tevreden over hoe hun dat doen.”

Er is bij agile zeker een spanningsveld tussen loslaten en sturing. Volgens Chris is dat niet erg. “Volledige vrijheid vergt een enorme discipline. Het is een balans; een systeem zonder vrijheid slaat alles dood. Maar zonder systeem wordt het chaos. Die tegenstelling verontrust mij niet, dat hoort erbij.”

“Met Agile zijn de muren allemaal weg. Hierdoor is de omschakel tijd van een team nu nog maar 1,5 week.”

geleidelijk invoeren

Bij het invoeren van agile zijn er twee routes: top-down de hele organisatie, of geleidelijk. CB koos voor het laatste.

“Ik heb destijds een team van redelijk kritische mensen in onze organisatie verzameld en daar een goede agile coach bijgezet. Vooraf heb ik tegen mijn mensen gezegd dat zij eerlijk mochten aangeven als zij het niets vonden. Als test hebben we zelfs de architectuur veranderd terwijl de winkel openbleef. Dat lukte. Daarna had ik een kritische massa van mensen die enthousiast waren en hadden ervaren dat het kon,” vertelt Chris.

“Kwaliteit ontstaat daar waar subject en object één worden. Waar het om gaat, is dat de mens, het subject zich verbindt met wat hij doet (object), dan kan er kwaliteit ontstaan,” gaat Chris verder. “Natuurlijk heb je randvoorwaarden nodig. Je moet zorgen dat je een omgeving creëert waarin mensen zich kunnen verbinden met wat ze doen. Met agile komt de mens in de samenwerking en in het team veel meer tot zijn recht, dan waar methodes en procedures centraal staan.”

sneller en wendbaarder

CB is positief over de resultaten van scrum en agile.

“Met de watervalmethode gingen we een proces in met veel muren; een vooronderzoek – periode – klaar, ontwerp – periode – klaar, bouw – periode – klaar. Vervolgens werd er getest. Dan moesten we terug, en nog een keer terug,” zegt Chris. “Natuurlijk waren toen ook dingen goed. Maar met agile zijn de muren allemaal weg, waardoor de omschakel tijd van een team nu nog maar 1,5 week is.”

Deze wendbaarheid is voor CB belangrijk, ook in nieuwe markten. Snelheid een voorwaarde. Chris: “Een team omschakelen wil je niet graag, en ook niet te vaak, maar het is wel mogelijk. Als je twee of drie klassieke projecten had moeten onderbreken om iets anders te gaan doen, dan was er enorm veel inspanning voor nodig geweest. Nu konden we een nieuwe klant, een Amerikaanse healthcare organisatie, na een kleine 2 maanden operationeel krijgen.”

Agile geeft niet alleen goede resultaten bij onverwachte gebeurtenissen. “Ook als het gepland wordt, werkt agile beter. De tijd van bepalen wat we willen en het realiseren van die wens zit veel korter op elkaar. Het is niet meer zo dat de informatieanalist het een jaar eerder uitdenkt,” zegt Chris. Tribers: “Agile heeft weliswaar veel zachte kanten, maar de resultaten zijn heel concreet. De organisatie wordt sneller en wendbaarder.”