Jordy maakt agile schaalbaar bij Essent

uitdaging met agile werken

Het is een uitdaging waar organisaties die agile succesvol invoeren vaker mee worstelen. “We merkten met name dat we onvoldoende zicht hadden op de voorspelbaarheid van de teams. We hadden goed inzicht op story niveau, maar op het level daarboven hadden we totaal geen zicht of sturing,” vertelt Paul Hoogstede van Essent. “Daarnaast wilden we de strategie goed doorvertalen naar de backlog teams.”

De laatste jaren is het aantal agile teams binnen Essent fors gegroeid naar inmiddels 23 teams. “Dit succes is één van de redenen om te gaan schalen,” zegt Jordy Aaldering. “Met zoveel teams moet je de onderlinge afhankelijkheden goed in kaart gaan brengen.” Jordy is vanuit Tribers nauw betrokken bij de invoer van agile binnen Essent.

keuze voor safe

Om de beheersbaarheid te vergroten, kiest Essent voor SAFe, het Scaled Agile Framework for Enterprises. Dit raamwerk is ontworpen om agile binnen een organisatie schaalbaar te maken.

De keuze voor SAFe is overigens geen top-down-strategie vanuit de Raad van Bestuur, maar komt vanuit IT. “De directie focust zich meer op lean, met een organisatiebreed programma onder de naam ‘House in Order’, ” vertelt Paul. “SAFe heeft hier wel raakvlakken mee, zo kunnen we binnen het framework alle lean foundations toepassen.”

De implementatie-aanpak kenmerkt zich door ‘SAFE by the book’. Paul: “Vooraf hebben we met elkaar afgesproken dat we het framework echt zouden volgen. Dat doen we bijna nooit, we vinden als Essent vaak dat we meer bijzonder zijn dan andere organisaties. Nu hebben we bijna letterlijk gedaan wat op de SAFe website staat. Dit heeft ons geholpen om het goed neer te zetten.”

agile mindset binnen het framework

Op het eerste oog lijkt deze aanpak haaks te staan op de filosofie van Tribers. Hierin gaat het vooral om het activeren van de agile mindset, niet om het strak volgen van de rituelen. “Het is wel dubbel,” beaamt Jordy lachend. “Aan de ene kant geeft het volgen van het framework duidelijkheid en kun je discussies heel makkelijk relativeren. Aan de andere kant moet het wel pragmatisch blijven.”

Om de agile mindset ook binnen het framework goed te activeren, heeft Jordy in de VS de Implementing SAFe training bij Dean Leffingwell gevolgd. “Dean is de grondlegger van het framework. Door hem te vragen hoe hij bepaalde definities en flows bedoeld heeft, begrijp ik de onderliggende principes beter. Dat helpt enorm bij het vertalen van het framework naar de praktijk.”

rust en focus

De invoering van het framework heeft een grote impact op het bepalen van de prioriteiten. “We bepalen nu op portfolio-niveau wat belangrijk is, en werken aan features die in sync zijn met de strategie. Dat helpt bij het bepalen van de prioriteiten tussen de teams, waardoor er veel minder discussie is,” vertelt Paul.

Daarnaast maakt SAFe heel duidelijk wat de verantwoordelijkheden van een rol zijn. Ook dat geeft duidelijkheid.” “Het grote voordeel is dat je elkaar dan kunt aanspreken,” zegt Jordy.

Binnen SAFe werk je met een kwartaalplanning, waardoor 80% van het werk vaststaat. Paul: “Dat geeft veel meer rust en focus bij de teams. Ook hoeven scrum masters minder brandjes te blussen, waardoor ze tijd hebben om het team verder te brengen.”

structuur binnen agile

SAFe brengt dan ook de gewenste beheersbaarheid. “Het heeft ons enorm geholpen. Hiervoor was alles binnen het team netjes gestructureerd, maar daarbuiten niet helder. We hadden een backlog met een prio 0, dat is natuurlijk onzinnig. Nu is het duidelijk: een feature moet binnen een PI passen. Als het groter is, heet het een epic en moet je het opsplitsen in features.”

Deze structuur geeft naast duidelijkheid ook een ander, verrassend resultaat. Paul: ”Hiermee hebben we de brug geslagen naar management- en directieniveau. Die willen geen gesprek over stories en teams, maar wél over epics en features. Nu kunnen we samen die taal spreken.”

de business betrekken via duidelijke rollen

Een tweede uitdaging waar veel organisaties mee worstelen, is het betrekken van de business. Ook hierin heeft de invoering van SAFe geholpen.

“Binnen SAFe hebben we twee belangrijke rollen gedefinieerd: de epic owner en de business owner,” vertelt Paul. “De business owner-rol wordt ingevuld door het senior business management, waardoor het meer van de business geworden is. Het ideaalplaatje is dat we niet meer spreken over business en IT, maar dat IT onderdeel is van de business. Dit is een goede stap vooruit.”

Paul is ook positief over de inzet van de Tribers. “Kenmerkend is de gezonde dosis humor en het relativeringsvermogen. Jordy heeft als scrum master een goede balans tussen enerzijds voor zijn teams staan, en aan de andere kant een visie en mening hebben over hoe je dingen op portfolio-level kunt doen. Binnen Essent wordt hij gezien als de SAFe-goeroe; als we het niet weten, dan gaan we naar hem.”

verkorten van de time-to-market

Paul vindt SAFe een goed middel om de gewenste doelen te halen. “Uiteindelijk gaat het om het verkorten van de time to market. Snelheid is belangrijk, maar first time right ook. Dat vraagt om het verhogen van de voorspelbaarheid en het vergroten van de agile mindset.”